"橫霸霸"

2008年11月23日 星期日

別亂用e-mail

‧聯合新聞網 2008/11/21

曾幾何時,e-mail已變成上班族溝通最重要的工具之一。它的方便、快速及可追溯性,減輕了很多上班族的工作負荷e-mail的出現就像天使般,但沒有處理好,就會帶來惡魔般的麻煩。


用辭不當暴露缺點:因為太方便了,發信者無形中會鬆懈下來。有個留美新人報到,寫了一封e-mail自我介紹。這封信整篇不到80個字,不僅把我的名字寫錯,還有另外三個錯字。三年來,一看到她,當初她帶給我的「草率、程度不好」第一印象就會浮現,真的很難抹滅。


一不小心就洩露公司機密:內部透過e-mail討論時,為了讓參與者瞭解事情的來龍去脈,未必會刪掉前面的e-mail。有一次,有個白目同事把一封長達十幾串內部討論的e-mail,轉寄給協力廠商,不巧的是前面的內容討論的是如何與該廠商談判。這個粗心的同事只花一秒鐘,就洩露了整個內部採買的討論內容。


此外,電腦軟體太貼心,自動記錄收件人的位址,但同名的人很多,因此寄e-mail常常會「送錯對象」而不自知。如果內容屬於公司機密,那就糟了。


覆水難收:有一次,直屬主管對我有誤會,寫了一封很嚴厲的e-mail指責我。我看了後深感委屈,馬上就寫了一封非常激動的抗議信。幸好,在送出e-mail前,我去洗手間洗把臉冷靜一下。等到回座位再看那封e-mail,才驚覺措辭太過激烈,送出去可就糟糕,嚇得我趕緊刪掉。


在激動狀態下,切忌寫e-mail。因為,當e-mail一送出去,會比說錯話更加覆水難收,而且e-mail可能輕易流傳給很多人,想裝傻不認帳都不可能。


沒有重點破壞形象:有個同事喜歡搞笑,每次發e-mail,都先扯一堆,才開始講正事。雖然他只是想讓工作氣氛輕鬆點,不過,看到後面才知道這原來是「會議通知」時,我覺得,他不僅抓不到重點耽誤我的時間,還透露出「他其實很閒」這個事實。


工作相關e-mail,應在寄件主旨上,標明信的重點,讓收件人決定是否馬上看這封信。另外,在禮貌的簡單問候後,以「條列式」清楚說明要傳達的訊息,可以幫助收件者瞭解應做何回應。


不小心透露他人隱私:網路族樂於分享,但垃圾郵件多到令人困擾。有些人寄e-mail時,把一整串收件人的e-mail address一口氣送出,卻沒有意識到e-mail address和家裡的地址一樣,也是一種隱私」。


習慣用e-mail的人,不可能回到沒有e-mail的時代。使用e-mail雖然有許多危險,但只要小心運用,還是利多於弊。e-mail是「天使」還是「惡魔」?就由你決定。


(作者是104人力銀行行銷總監)


【經濟日報╱邱文仁】

沒有留言: